Задачи мне
«Задачи мне» расположены на
начальной странице или в разделе «Совместная
работа». Открыть задачи можно щелчком мыши по заголовку виджета «Задачи мне» в окне «Начальная страница».
Обзор интерфейса
Верхняя часть экрана занята командной панелью (1). Слева находится список задач (2). В центре расположено дерево приложений и файлы, прикрепленные к конкретной задаче (3). Справа находится область просмотра (4). В нижней части экрана – поле для комментария или отчета об исполнении задачи с командами (5). Здесь же кнопки для выполнения задачи (6).
Группировка задач
Как настроить
Первый способ
Для настройки в окне «Задачи мне» нажмите Ещё -> Сгруппировать по и выберите признак, по которому будет происходить группировка. Она может быть по следующим признакам:
- Автору;
- Виду задачи;
- Исполнителю;
- Приложению (без групп);
- Приложению (по группам);
- Проекту;
- Флагу.После
этого в окне Задачи мне на командной
панели произойдут изменения – добавится
кнопка , которая открывает /скрывает
список группировок. Кроме того, появится гиперссылка, по которой можно настраивать группировку.
При этом навигация останется даже после скрытия списка группировок через гиперссылки в командной панели.
Второй способ
Список можно сгруппировать через командную
панель. Нажмите на стрелку вниз и выберите вид группировки.
Добавление дополнительной группировки
После
выбора группировки, например, по «Виду
задачи», появилась
возможность задать дополнительную группировку, нажав на.
Основная группировка отличается от дополнительной тем, что имеет знак крестика.
Дополнительная группировка детализирует основную. Например, основная группировка – по виду задачи, дополнительная – по автору. В списке группировок отображение будет в виде дерева.
Снятие группировки
Чтобы список задач отобразился без какой-либо группировки, нажмите два раза ЛКМ по гиперссылке предыдущей группировки. Например, уберем группировку «Исполнить», нажав два раза ЛКМ на «Задачи мне».
Другой способ — нажать на крестик у дополнительной группировки.
Чтобы убрать основную группировку, выберите из списка «Без группировки». Или зайдите в Еще –> Сгруппировать по –> Без группировки.
Как посмотреть выполненные задачи
Для отображения выполненных задач в разделе «Задачи мне» необходимо нажать кнопку «Еще» и выбрать пункт «Показать выполненные» , чтобы слева от
него появилась галочка .
Делегированные задач (замещение)
Делегированные задачи будут отображаться в разделе «Задачи мне» вместе с вашими. Обращать внимание нужно на колонку «Кому назначена».
Карточка задачи
Окно карточки задач содержит командную панель (1), дерево приложений (2), область просмотра (3), поле для ввода комментариев или отчета об исполнении (4).Если задача не закрыта, то видна кнопка/кнопки для ее выполнения (5).
История выполнения задачи
История выполнения отображается списком. Для просмотра списка нажмите по ней ЛКМ.
Чтобы прочитать подробнее историю выполнения, нажмите на гиперссылку «Подробнее...».
В открывшемся окне будет отображена вся история в хронологическом порядке. Если был написан комментарий, то он отобразится так:
Красный цвет будет указывать на того, кто передал задачу другому сотруднику. Этот новый исполнитель будет выделен зеленым. Если при перенаправлении задачи оставлен комментарий, он тоже отобразится:
Если сотрудник прикрепил в поле комментария/отчета об исполнении файл формата PDF, то он будет отображен в истории и выделен синим цветом. Его можно открыть, кликнув по нему два раза ЛКМ.
При двойном нажатии ЛКМ по названию задачи, можно открыть карточку документа.
Другой способ ее открытия – нажать ПКМ по области дерева приложений –> Открыть карточку.
Команды контекстного меню
В дереве приложений раздела «Задачи мне» для файлов (в зависимости от прав доступа пользователя) доступны команды контекстного меню: Добавить, Вставить картинку из буфера, Открыть карточку, Просмотреть, Редактировать, Закончить редактирование, Открыть редактирование, Обновить из файла на диске, Удалить, Сохранить на диск, Копировать.
Виды задач в Документообороте
1. Согласование
Этот процесс используется для согласования с ответственными лицами исходящих, внутренних документов, файлов, а также решения других вопросов, требующих согласования.
В рамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», или отрицательное – «Не согласовано».
Если результат согласования отрицательный — «Не согласовано», — процесс можно повторить. Для этого внесите изменения и нажмите «Повторить». Если изменений не требуется, выберите «Завершить».
2. Исполнение
Этот процесс позволяет направить документы или поручения на выполнение. Исполнителю нужно предпринять конкретные действия для решения поставленной задачи.
На данном этапе есть следующие виды действия:
1) Рассмотрение
Появилась возможность направить резолюции на обработку помощнику. Если рассматривающий не готов нажать «Рассмотрено» сразу, он может написать текст резолюции (2) и поручить выполнение задачи своему помощнику (1) – например, создать дополнительные поручения на несколько исполнителей. Для этого в задаче Рассмотреть появилась кнопка «Направить помощнику».
2) Направить помощнику – полезна, если у руководителей есть помощники, которые смогут создавать подзадачи. Если помощников несколько по данной области, то перед направлением задачи помощнику необходимо выбрать конкретного сотрудника.
При этом рассматривающий, может также выполнить команды Рассмотрено и Направить на исполнение.
3) Исполнение
В карточке задачи Исполнение предусмотрена кнопка "Выполнена" (1) для выполнения задачи.
Перед тем как нажать кнопку «Выполнено», необходимо в поле «Комментарий» (2) написать комментарии или детальный отчет об исполнении (с указанием даты и номера документа) или другую информацию по выполнению данной задачи, а также приложить файлы при необходимости (3).
3. Подписание
Подписание – данное действие выполняется для визуализации подписи в электронном виде.
В карточке задачи Подписать предусмотрено две кнопки (1) для выполнения:
■ Подписано;
■ Не подписано.
В поле «Комментарий» (2) исполнитель задачи пишет замечания и другую информацию по выполнению данной задачи, а также прикладывает файлы при необходимости (3). В случае не согласия с документом, исполнитель может отказаться от подписания документа с обязательным указанием причин отказа в поле комментарий.
4. Регистрация
Регистрация – необходима для присвоения уникального регистрационного номера документу.
В карточке задачи Зарегистрировать предусмотрено две кнопки (1) для выполнения задачи:
■ Зарегистрировать;
■ Не регистрировать.
5. Утверждение
Утверждение — бизнес-процесс в системе «1С:Документооборот», который используется для передачи исходящего или внутреннего документа на утверждение руководителю В карточке задачи Утверждение предусмотрено две кнопки (1) для выполнения задачи:
■ Утверждено;
■ Не утверждено.
В поле «Комментарий» (2) исполнитель задачи пишет замечания, описание причин не утверждения и другую информацию по выполнению данной задачи, а также прикладывает файлы при необходимости (3).
6. Ознакомление
Ознакомление - позволяет всем сотрудникам, внесенным в список ознакомляемых лиц, ознакомиться с документом.
В карточке задачи Ознакомления предусмотрена кнопка "Выполнена" для выполнения задачи.
При выполнении задач прикрепляйте документы, связанные с ними, и оставляйте комментарии/отчет об исполнении. Нажав на кнопки справа от поля для комментариев, вы сможете:
- распознать речь (при наличии технической возможности);
Нажмите на знак , чтобы воспользоваться функцией голосового набора текста. Он поменяет цвет на оранжевый
. После чего голосом диктуйте текст. После окончания записи,
нажать повторно значок микрофона, для завершения набора текста.
- добавить существующие документы из
1С:ДО;
- добавить файл с диска (компьютера);
- добавить картинку из
буфера обмена;
Отмена выполнения задач
Если после выполнения задачи пользователь изменил свое решение, у него есть возможность отменить результат выполнения задачи.
Для этого необходимо нажать кнопку «Отменить выполнение» в карточке задачи. После этого задача вновь станет невыполненной. Если это была задача «Согласовать», то все данные по визе согласования очистятся.
Если кнопка «Отменить выполнение» скрыта, значит, процесс перешел на следующий шаг обработки и отменить задачу уже нельзя. В этом случае необходимо связаться с автором процесса и договориться об остановке или перезапуске процесса.
Отмена выполнения возможна только в следующих случаях:
■ если это задачи Исполнить и Согласовать;
■ если отмену выполняет исполнитель задачи, его руководитель или делегат;
■ если выбрано параллельное исполнение или согласование (Всем сразу или Смешанно);
■ если процесс не перешел на следующий этап выполнения.
Принятие задач к исполнению или в работу
Чтобы принять задачу к исполнению, необходимо воспользоваться командой «Взять в работу», расположенной на командной панели. После активации данной команды, задача принимается в работу, а ее название перестает выделяться жирным шрифтом. Также руководитель, сотрудник или автор задачи увидит, что задача принята к исполнению и работа по ней началась.
Если задача была назначена не лично пользователю, а роли, исполнителем которой он является, то при выполнении команды «Принять к исполнению» адресация задачи будет изменена. Она будет адресована лично пользователю, а не роли.
Перенаправление задачи другому исполнителю
Задачу можно
перенаправить другому исполнителю. Это удобно использовать
для ошибочно адресованных пользователю задач или для передачи задач другим
исполнителям. Для этого в верхнем левом углу карточки задачи нажмите на кнопку .
Появится окно «Перенаправление задачи», в котором необходимо подобрать сотрудника или роль в поле «Кому». При необходимости напишите комментарий в соответствующее поле, после чего нажмите кнопку «Перенаправить».
Как задать вопрос коллегам по задаче?
В рамках выполнения
задач можно задать вопрос коллегам по задаче, для этого необходимо
воспользоваться командой «Задать вопрос».
Появиться окно, где необходимо написать текст вопроса (1), указать адресата (2) данного вопроса, желаемый срок ответа (3). После этого нажмите кнопку «Задать вопрос и закрыть» (4).
После ответа на вопрос, вы получите задачу «Ознакомиться с ответом на вопрос», в которой будет возможность принять ответ, или уточнить, добавив комментарий. После этого, еще раз отправить вопрос коллеге.