Заходим в меню раздела Документы: Создать – Документ
Открывается выбор документов, в нем выбираем письмо от филиала в Управление
Нажимаем далее.
Перед нами открывается интерфейс создания
документа.
Поля, которые подставляются автоматически:
- Вид документа (письмо от филиала в Управление)
- Организация
- Папка (место хранения писем в системе)
- Подразделение
- Подготовил
- Ответственный
- Форма
- Номенклатура дел
Поля, которые нужно заполнить:
- Заголовок
- Адресат - ФИО Адресата
- Добавить файл:
При создании документа по шаблону его реквизиты будут заполнены указанными в шаблоне данными, могут быть присоединены файлы.
Выбираем двойным щелчком левой мыши нужный нам шаблон:
Открывается интерфейс создания углового
бланка без приложения, в нем:
- Пишется название файла, при необходимости можно изменить название (например о чём письмо);
- Лев. кнопкой мыши жмем кнопку Редактировать, появляется готовый бланк письма:
После оформления письма закрываем файл и нажимаем:
- Закончить редактирование, попросит описать внесение изменений, поле заполнять не нужно, нажать Готово.
- Записать и закрыть.
После этого, попадаем автоматически во вкладку Файлы:
Если выбрать шаблон с приложениями, то в этой вкладке по кнопке: Добавить – левой кнопкой мыши – мы можем добавить дополнительные файлы приложений.
Если письмо без приложений, то переходим на вкладку Обработка
В интерфейсе обработки письма должны быть указаны все сотрудники, добавляем, если нужно еще согласующих, нажимаем:
- Начать обработку;
- После обработки Записать и закрыть.
В случае, когда в поле Сотрудник, отсутствует запись, т.е. поле пустое, нажимаем кнопку Еще и выбираем-Заполнить. После этого переходим к пункту 1 и 2.
Письмо автоматически уходит согласующим.
Если выбрать загрузить с диска:
то готовое письмо и приложения можно загрузить во вкладку файлы, там же можно: 1.Редактировать, уже загруженные файлы,
2. После редактирования,
обязательно нажать кнопку Закончить редактирование,
и Записать для сохранения введенной
информации.
3.Перейти во вкладку Обработка и
повторить шаги для вкладки Обработка
описанные выше.