Что нужно знать о контроле объектов
На контроль можно поставить:
■ документы;
■ файлы;
■ письма;
■ процессы;
■ задачи;
■ мероприятия;
■ контрагентов;
■ проекты и проектные задачи.
Это позволит следить за сроками и ходом выполнения работ по всем контролируемым объектам в одном окне На контроле.
В любой момент можно перенести контрольный срок, проконтролировать отдельных пользователей, снять объект с контроля, вывести аналитические отчеты и посмотреть, какие документы находятся на контроле у коллег. При этом программа сама отследит истекающий (либо пропущенный) срок контроля и сообщит об этом в уведомлении.
Постановка объекта на контроль
Чтобы поставить документ на контроль, необходимо выполнить команду Контроль в меню Еще –> Документ -> Контроль.
В открывшейся контрольной карточке необходимо указать:
■ что контролировать;
■ контрольный срок;
■ кого контролировать (например, при контроле документа по умолчанию добавляется тот, кто его подготовил/ответственный);
■ кто выступает контролером (по умолчанию указан текущий пользователь).
Примечание
Поле Контролер отображается только для тех сотрудников, у которых есть полномочия вести контроль от лица другого пользователя.
Если в списке Кого контролировать указано несколько исполнителей, первый считается ответственным и выделяется жирным шрифтом.
После постановки на контроль в списке Кого контролировать появится дополнительная колонка Проконтролировано. Она предназначена для контроля отдельных исполнителей. Текущему пользователю потребуется только установить флажки напротив тех, кто завершил свою часть работы.
Для процессов и задач предусмотрена еще одна дополнительная колонка – Состояние.
Гиперссылка напротив каждого исполнителя показывает, в каком состоянии находится контролируемая задача: гиперссылка состояния процесса ведет в карточку задачи исполнителя.
Контроль в списках объектов
Для отображения объектов, поставленных на контроль, в списках предусмотрена специальная колонка.
Контроль документов
В карточках документов для постановки и снятия с контроля используется значок-гиперссылка .
Контроль процессов
На контроль можно поставить любой процесс. Процесс, в карточке которого заполнено поле Контролер, ставится на контроль автоматически.
Для постановки на контроль процесса, в котором нет поля Контролер, в меню Еще карточки или списка процессов предусмотрена команда Контроль /
.
Основные предметы процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по документу запущен процесс Исполнение, поставленный на контроль, то этот документ тоже отображается как контрольный в списке и карточке.
Контроль задач
На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу. Это можно сделать из карточки задачи, любого списка задач и окна Процессы и задачи.
Команда находится в меню Еще карточек и списков задач.
В окне Процессы и задачи команда Контроль расположена в контекстном меню.
Также при создании задачи после записи ее можно поставить на контроль, нажав на кнопку .
При постановке задачи на контроль программа автоматически заполнит следующие поля:
■ Срок контроля (переносится срок задачи);
■ Кого контролировать (переносится исполнитель задачи);
■ Что контролировать (переносятся наименование и описание задачи).
Обратите внимание, что при смене исполнителя в карточке задачи он изменится и в контрольной карточке. Измененный срок контроля перенесется автоматически, только если он был равен сроку исполнения задачи.
Рабочее место контролера
В окне На контроле отображаются все контрольные карточки, в которых текущий пользователь является контролером.
Из этого окна удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря.
Открыть окно На контроле можно по гиперссылке в заголовке виджета Контроль окна Начальная страница или из панели навигации раздела Совместная работа.
В списке Кого/Что контролировать контрольные карточки упорядочены по количеству дней, оставшихся до окончания контрольного срока. В первую очередь контролеру рекомендуется обратить внимание на объекты с истекшим сроком контроля. В колонке Дней они выделены красным цветом.
Контрольную карточку можно создать и без привязки к объекту программы. Для этого на командной панели списка предусмотрена кнопка Создать.
Несколько контролеров
Один и тот же объект может стоять на контроле сразу у нескольких пользователей. Для того чтобы посмотреть, кто контролировал или контролирует объект, необходимо нажать кнопку /
в карточке или списке объектов. При этом откроется список всех контрольных карточек, когда-либо созданных по объекту.
Примечание
Текущий пользователь может открыть и изменить параметры контроля только в рамках назначенных ему прав доступа. Карточки, на которые права текущего пользователя не распространяются, откроются в ограниченном варианте, в котором виден только факт контроля.
Снятие объекта с контроля
После того как работа над объектом завершена и контролер проверил и принял работу, необходимо снять объект с контроля. Это можно сделать несколькими способами:
1. Нажать кнопку в списке или карточке объекта
. В открывшейся карточке контроля нажать Снять с контроля.
2. Нажать кнопку Снять с контроля в области просмотра окна На контроле.
3. Установить флажки Проконтролировано для всех исполнителей.
При этом объект будет автоматически снят с контроля.
Снятый с контроля объект можно вернуть на контроль. Для этого в меню Еще контрольной карточки предусмотрена команда Вернуть на контроль.
Уведомления о контроле
По контролю предусмотрены два вида уведомлений:
■ Приближение контрольного срока – контролер получает уведомление о приближении контрольного срока за указанное количество дней.
■ Контрольный срок вышел – предупредит о том, что есть объекты, срок контроля которых истек.
Уведомления о контроле настраиваются в разделе Настройка –> Персональные настройки –> Уведомления.