Назначение и использование
Некоторые справочники и документы позволяют присоединять и хранить файлы, которые могут быть полезны в работе или которые по каким-то причинам нужно сохранить. Это могут быть подписанные договоры с контрагентами, дополнительные соглашения к ним, отсканированные исходники торговых накладных и счетов-фактур и другая полезная информация.
- Нет. Список справочников и документов, которые работают с прикрепленными файлами ограничен разработчиками.
Прежде чем перейти к описанию подключения файлов в справочники и документы, ознакомимся с особенностями работы с прикрепленными файлами. И сделаем это в рамках блиц-ответов на самые важные вопросы.
- Нет, количество файлов для присоединения не ограничивается. Но все-таки надо иметь в виду, что хранение файлов «утяжеляет» базу. Поэтому если вы будете активно использовать работу с файлами, база значительно увеличится в объеме и будет дольше обновляться.
- Нет. Присоединять можно абсолютно любые файлы: от рисунков до музыки.
- Все присоединенные файлы в 1С хранятся в специальном регистре сведений Сведения о файлах. Они не зависят от места на диске. Поэтому даже если вы переносите базу на новый компьютер, все данные по присоединенным файлам у вас сохранятся.
Мы подвязываем сканы актов к покупкам, но поскольку оригиналы документов приходят с большим опозданием, то программа просит перепровести документы за указанный период?!
- При присоединении файла к документу проводить его НЕ НАДО! Вот совсем!
После того как вы присоединили файл, выходите из документа, нажимая «крестик» в правом верхнем углу формы. Если вы не будете нажимать на кнопку Провести и закрыть, после подсоединения файла программа не будет требовать перепроводить документы.
Итак, ответы на основные вопросы по этому замечательному сервису мы получили. Теперь рассмотрим где и каким образом происходит присоединение файлов в 1С.
Открытие формы присоединения файлов
Присоединение файлов происходит прямо из формы справочников и документов по:
- ссылке Файлы;
- вкладке Прикрепленные файлы.
Способ № 1. По ссылке Файлы
В форме справочника или документа в командной панели располагается ссылка Файлы для присоединения файлов.
После нажатия на ссылку Файлы открывается стандартная форма для присоединения файлов.
Способ № 2. По вкладке Прикрепленные файлы
Вкладка Прикрепленные файлы используется реже. Обычно это происходит в том случае, когда справочник или документ имеет большой массив информации, разложенный по вкладкам.
После перехода по ссылке Прикрепленные файлы открывается стандартная форма для присоединения файлов.
Принципиальной разницы между двумя способами нет – все они открывают стандартную форму присоединения файлов.
Если файлы уже присоединены в справочнике или в документе, то в самой первой колонке списков и журналов появляется специальный знак: Скрепка.
Нужно уметь работать с этим сервисом и, самое главное, свести к минимуму время на подготовку и подключение нужных файлов в 1С.