Суточные подтверждаются билетами либо документами на проживание. При
отсутствии подтверждающих документов на проживание, предоставляется
письмо/справка принимающей организации, подтверждающие нахождение сотрудника в
пункте назначения, с указанием дат пребывания.
Проезд
При следовании железнодорожным транспортом расходы подтверждаются:
- проездными билетами (бумажный билет, электронный билет, маршрутная
квитанция);
- кассовыми чеками с QR-кодом (в соответствии с Федеральным законом
от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ).
Внимание! ФИО плательщика и ФИО командируемого в
кассовых чеках должны совпадать.
При следовании воздушным транспортом расходы подтверждаются:
- проездными билетами (бумажный билет, электронный билет, маршрутная
квитанция);
- кассовыми чеками с QR-кодом;
- посадочными талонами с отметкой аэропорта.
В случае утраты посадочного талона запрашивается справка от авиаперевозчика,
подтверждающая факт перелёта.
Если посадочный талон в электронном виде, то необходимо получить штамп
аэропорта о посадке на его заранее распечатанном бланке.
Проживание
Расходы подтверждаются следующими документами:
- счёт (или договор + акт) из гостиницы за проживание с указанием ФИО
проживающего, периода, количества суток и стоимости проживания за сутки, названия
гостиницы;
- кассовый чек с QR-кодом (ФИО плательщика и ФИО командируемого в
кассовых чеках должны совпадать).
После окончания командировки необходимо заполнить отчёт о расходах
подотчётного лица в программе 1С БГУ и прикрепить сканы всех подтверждающих
документов в разрезе типов расхода (проезд, проживание, билет и чек о покупки
и т.д.).
Обратите внимание, что с фискальных чеков нужно сделать копии (в связи
с имеющимися фактами выгорания текста).
Отчёт предоставляется в течение трёх рабочих дней после возвращения
из командировки! Подлинники всех финансовых документов должны быть сданы
в бухгалтерию.