Ниже приведен ряд правил, которые очень рекомендуется соблюдать при общении по электронной почте. 

Прежде чем ответить - прочитайте всё письмо

Тактика "пробежал письмо, увидел в одном абзаце знакомые слова, ответил" не приветствуется. Очень часто в письмах обсуждается сразу несколько проблем, отвечая только на один абзац и не понимая общей логики обсуждения, Вы рискуете в лучшем случае попасть в неловкое положение. В худшем - подставить коллег или партнеров. В среднем случае - сбить всех с толку. Другая формулировка данного правила - "отвечайте только тогда, когда 1) ВСЕ понимаете 2) Вам есть, что сказать по сути и/или Ваш ответ необходим".

Тема письма должна быть краткой и информативной

Если Вы начинаете переписку, стоит потратить немного времени и правильно сформулировать тему сообщения. Тема письма должна быть краткой, информативной и максимально соответствовать содержимому письма. Письма без темы зачастую игнорируются.

Проверьте орфографию

Небольшое количество ошибок вызывает улыбку, среднее - раздражение, большое - делает письмо не читаемым. В любом случае, страдает репутация пишущего.

Ставьте коллегу в скрытую копии - если хотите его предупредить

В некоторых ситуациях Вы можете добавить коллегу (или руководителя) в скрытую копию, чтобы он был в курсе Вашей позиции. Это можно использовать как способ противодействия подходу, при котором корреспондент может сепаратно договариваться с Вами и с Вашим коллегой, и расхождение в Ваших позициях "может быть использовано против Вас" 

Другой способ (более безопасный, но чуть более долгий) таков. Изложите в своем письме официальную позицию, отправьте письмо, а потом перешлите это отправленное письмо Вашему коллеге с приватными комментариями.

Прежде чем ответить - проверьте наличие себя в открытой (не скрытой) копии

Ваши коллеги могут поставить Вас в скрытую копию, чтобы Вы были в курсе и были готовы к тому, что на Вас могут выйти с каким-то вопросом, который обсуждается в переписке (см. пункт "Ставьте коллегу в скрытую копии" выше). Если Вы, не глядя, отвечаете всем, то тем самым Вы ставите в неловкую ситуацию того, что включил Вас в скрытую копию. 

Добавьте автоматическую подпись с указанием ФИО, организации, должности, контактов

Если Вам по каким-то причинам не хочется, чтобы эта информация добавлялась к каждому письму - возьмите себе за правило добавлять такую подпись вручную в начале переписки с новым корреспондентом, чтобы дать ему возможность добавить информацию о Вас в свою контактную книгу.