Зайдите в меню раздела Документы: Создать – Документ.
Откроется выбор документов, в нем выберите "Исходящее письмо" и нажмите на кнопку "Далее".
Затем заполните поля во вкладке "Реквизиты".
Поля, которые подставляются автоматически:
- Вид документа (Исходящее письмо)
- Организация
- Папка (место хранения писем в системе)
- Подразделение
- Подготовил
- Ответственный
- Форма
Поля, которые нужно заполнить:
- Заголовок
- Получатель
- Адресат - ФИО Адресата
- Способ
- Номенклатура дел
В исходящих письмах Управления в сторонние организации появилась галка "Подписант Руководитель". Если галка стоит, то письмо попадает на подпись и.о. Руководителю – М.Е. Кирпичеву. Если она не стоит, то подписывает исходящее письмо курирующий заместитель руководителя, подготовившего письмо.
Далее перейдите на вкладку "Файлы", выберите подходящий бланк, а остальные удалите, после чего нажмите на кнопку "Редактировать".
Откроется окно Microsoft Word для редактирования документа.
После оформления письма закройте файл, сохраните и нажмите на кнопки:
- Закончить редактирование.
-
Записать.
На этой же вкладке можно при необходимости добавить еще какие-либо файлы, нажав на кнопку "Добавить".
Если необходимо связать документ с каким-либо еще документом, созданным ранее, то перейдите на вкладку "Связи". После этого найдите нужный документ и создайте связь.
Далее перейдите на вкладку "Обработка". Если данные заполнены верно, то нажмите "Начать обработку"-> "Записать и закрыть".
В интерфейсе обработки письма должны быть указаны все сотрудники, если письмо подписывает Глушаков Д.Е., то в обработке пункт утверждения нужно оставить пустым. При необходимости добавьте еще согласующих. В случае, когда в колонке "Сотрудники" в полях отсутствует запись, т.е. поле пустое, нажмите на "Еще"-> "Заполнить". После этого нажмите "Начать обработку"-> "Записать и закрыть".
Письмо автоматически уходит согласующим.