Создавайте заметки онлайн с коллегами: новый сервис в VK WorkSpace

Заметки — универсальный инструмент для хранения и организации информации, управления проектами, ведения чек-листов, таблиц и любых других записей онлайн.

Из почты перейдем в раздел "Заметки".

Открывшееся окно можно разделить на несколько областей:

1 - панель заметок: здесь видно все созданные заметки, распределенные по папкам или меткам, а также кнопка создания заметки пустой или по шаблону.

2 - область самой заметки: здесь виден текст заметки и необходимый функционал для работы с ней:

            3 - панель из 3 кнопок: закрепление заметки, раскрашивание области 2 в цвет и присвоение метки.

            4 - панель инструментов редактирования текста: можно генерировать текст с помощью искусственного интеллекта (ИИ),  сделать текст обычным или заголовком/подзаголовком,  оформить цитату, создать список дел, маркированный/нумерованный список, оформить код, создать таблицу.

            5 - панель из 4 кнопок: поделиться заметкой через ссылку, еще (удалить/переместить заметку), на весь экран растянуть область 2 и закрыть заметку.

В разделе "Папки" (1) находятся "Другие заметки". Можем создать свою папку, нажав ЛКМ "+ Новая папка" (2), после чего откроется окно (3), в котором необходимо написать название и нажать "Сохранить". После этого слева можем увидеть созданную папку.

Теперь попробуем переместить заметку в другую папку. Для этого необходимо навести курсор на заметку (1), нажать на нее ПКМ, после чего появится окно (2) с возможностью перемещения или удаления заметки. После нажатия ЛКМ на "Переместить" появляется окно с папками (4), выбираем нужную и нажимаем ЛКМ (5). После этого появится сообщение об успешном перемещении (6) и в панели слева отображается новое расположение заметки (7).

Далее создадим заметку. Это можно сделать двумя способами: пустую заметку через кнопку "Новая заметка" (1) или копированием шаблона из списка предложенных через кнопку "Шаблоны" (2).

Пустая заметка выглядит так -> (3).

Создадим заметку, используя шаблон. После нажатия кнопки (2) откроется окно с шаблонами по разным тематикам. 

Используем шаблон (3) "Разовая встреча" (2) из тематики "Планирование" (1).

После нажатия на кнопку "Использовать шаблон" (3),  открывается окно, на котором видна сама структура заметки (6). Если шаблон нас устраивает, то нажимаем на кнопку "Копировать заметку" (4), иначе - "Перейти в Заметки" (5).

После этого в папке "Другие заметки" видим нашу новую заметку, созданную по шаблону (7). 

Для того, чтобы отредактировать текст, для начала нужно его выделить, после чего появляется окно (1). В нем слева есть функция от ИИ по сокращению текста, далее — стандартные инструменты: жирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый, цвет текста, цвет фона и вставка ссылки.

Посмотрим, как выглядит использование функции от ИИ по сокращению текста. В окне можно прочитать сгенерированный текст, после чего заменить выделенный текст на сокращенный, вставить его ниже, переписать или закрыть окно, ничего не добавляя.

Также попробуем воспользоваться генерацией идей от ИИ, нажав в нижней панели (4) на знак , после чего откроется окно с возможностями ИИ: генерация текста, идеи или поста для соцсетей. В строке нужно предложить тему, то есть написать какой-то текст, после чего нажать на одну из предложенных функций.

Например, генерация идеи выглядит так.

Далее создадим таблицу, нажав в нижней панели (4) . Выберем количество столбцов и строк наведением курсора, после чего нажмем в область ячеек, выделенных синим цветом ЛКМ. Максимально сразу можно создать таблицу 20х20.

  

Теперь в заметках видим пустую таблицу. Когда курсор находится в ячейке таблицы, появляется окно (2), которое дает возможность добавлять столбец, строку, изменять цвет фона ячейки. Через Ещё (три точки) можно удалить столбец/строку, очистить таблицу и удалить её (3).

Для объединения ячеек необходимо, во-первых, выделить их с помощью кнопки Shift и нажатия ЛКМ на ячейки, во-вторых, нажать на кнопку "Объединить ячейки" . Для их разъединения последовательность действий та же, только нажать необходимо будет на кнопку "Разъединить ячейки" .

Также можно добавить ссылку на выделенный текст, нажав на . 

После этого вставляем ссылку и нажимаем "Сохранить".

Теперь наш выделенный текст стал подчеркнутым, и появилась стрелка вверх, обозначающая ссылку. При нажатии на такой текст в браузере открывается ссылка. 

Чтобы убрать или изменить ссылку, необходимо снова выделить текст, нажать на , после чего стереть текст в строке и сохранить для удаления ссылки или стереть текст, вставить другую ссылку и сохранить.

Для создания списка задач нажимаем.  Если необходимо задачу записать в несколько строк, то используем сочетание клавиш Shift+Enter для перевода курсора на следующую строку. Так при отметке выполнения будет зачеркиваться все строки, относящиеся к данному пункту задачи.

Далее рассмотрим панель (3).  

Нажав на кнопку , слева в панели "Метки" появится раздел с закрепленными заметками (2). В нем и будет теперь находиться наша заметка. Чтобы открепить заметку, нужно нажать (1).

Чтобы раскрасить фон заметки, нажмем  и выберем цвет.

Далее нажмем, выберем из списка метку или создадим свою.

Для создания кликаем на иконку, после чего выбираем понравившуюся в списке. Далее даем название новой метке и нажимаем "Создать".

 

Теперь можем отфильтровать список заметок по метке.

Далее рассмотрим панель (5).

Нажав на кнопку "Поделиться", можем предоставить доступ через ссылку на просмотр или редактирование нашей заметки. Если настроить доступ на редактирование, скопировать ссылку и отправить ее коллегам, то вы сможете в режиме реального времени редактировать заметку вместе с коллегами.

На мобильном устройстве в приложении Mail также можно открыть заметки.

При нажатии на кнопку Ещё , появится окно с функцией перемещения и удаления нашей заметки. 

Если нажать на кнопку стрелки , то наша заметка растянется на весь экран. 

Чтобы выйти из такого режима, нажимаем на такую же кнопку .